Para a maior parte das pessoas, as duas coisas mais importantes em suas vidas são sua família e seu trabalho. Assim, é fácil compreender o poder das empresas familiares na vida do fundador e dos herdeiros, visto que tais organizações combinam ambos os elementos. Quando os dirigentes são parentes, suas tradições, seus valores e suas prioridades brotam de uma fonte comum.
A relevância dos negócios pertencentes à família é grande, principalmente por existir uma necessidade de preservar o empreendimento para as futuras gerações, garantindo a perpetuação da empresa.
Uma ferramenta disponível para profissionalização das empresas familiares é a reestruturação dos processos organizacionais.
Os processos determinam a condução das atividades da empresa. Muitas vezes, eles são negligenciados em favor de questões consideradas mais prementes, tais como a promoção e comercialização de produtos e serviços, e as finanças corporativas.
No entanto, não se percebe que um processo mal dimensionado pode trazer prejuízos à empresa, afetando sua saúde financeira em virtude de desperdícios invisíveis. Tempo e esforço são recursos, e podem não render os resultados almejados.
A partir da análise acima, faz-se necessário o entendimento de processos e sua representatividade organizacional. Uma empresa é desenvolvida a partir do ajuste de cargos. O cargo é a posição hierárquica ocupada por uma determinada pessoa e deve ser assumido para que funções sejam colocadas em prática. As funções inerentes ao cargo são compostas por inúmeras tarefas que devem ser realizadas.
Um processo irá permear várias tarefas realizadas por várias pessoas, que, no final, vão garantir um resultado. Ex.: Uma venda feita na empresa vai ser definida pela identificação e precificação, a promoção, a comercialização e o faturamento de um produto ou serviço. Todas as tarefas acerca das atividades anteriormente citadas não foram realizadas pela mesma pessoa ou na mesma área. O caminho percorrido pelas tarefas é definido como processo ou rotina. São essas rotinas que devem ser analisadas e, muitas vezes, definidas novamente, para que se excluam tarefas desnecessárias ou realizadas de maneira inadequada.
A reestruturação de processos é feita a partir da identificação de como as rotinas são realizadas. Há um desenho destas rotinas a partir de um gráfico denominado fluxograma. Quando a análise do fluxo é feita de forma crítica, pode-se determinar novos modos de condução dos processos de forma a reduzir o tempo e o esforço empreendidos pelo funcionário, com vista a aumentar o resultado final.
Quando a racionalização dos processos é desenvolvida adequadamente, é possível reformular a sequência de tarefas e eliminar passos desnecessários, incorporados ao cotidiano corporativo e não questionados ao longo dos anos. Neste caso, a condução das rotinas é feita sem análise crítica do colaborador e da direção da empresa. É uma questão de costume arraigado à estrutura organizacional.
Os conhecimentos adquiridos mediante a análise de processos e os novos modelos de rotinas estarão formalizados em documentos da empresa, no formato de fluxogramas.
Estes fluxogramas servem como manual de conduta para os colaboradores e para a direção, podendo ser utilizados como estrutura de treinamentos de novos contratados. Eles também permitem que o conhecimento desenvolvido pela empresa não se perca quando há saída de um empregado. Os registros de como realizar as tarefas são documentos organizacionais e considerados conhecimento explícito.
Esta ferramenta poderá ser utilizada nos programas de profissionalização, empreendidos pelas empresas familiares que desejam desenvolver as rotinas organizacionais com vista a rentabilizar sua estrutura, por meio da minimização de perdas e desperdícios.
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